Fazer uma boa gestão de custos de uma empresa, como pagamentos e outras despesas, afeta os resultados financeiros de qualquer empresa, uma vez que esse é um processo pilar para manter a saúde dos negócios.
Para facilitar esse acompanhamento, evitar gastos que ultrapassem as capacidades da empresa e não deixar nenhum valor passar despercebido é preciso centralizar as informações.
Para que tenha uma ideia, entre 8% e 10% do orçamento de uma empresa média é dedicado às despesas, por isso faz sentido administrar o custo de forma eficiente.Por isso, um sistema automatizado pode tornar o processo mais rápido e preciso, mais fácil de rastrear e dar maior controle para a empresa.
A seguir, entenda como fazer uma gestão de custos eficiente na sua empresa.
Qual é o objetivo da gestão de custos?
A gestão de custos é o processo de estimar, alocar e controlar os gastos, despesas ou saídas de uma empresa. Esse processo permite que um negócio preveja despesas futuras para reduzir as chances de estouro do orçamento, por exemplo.
Para fazer gestão de custos é necessário documentar todas as despesas despesas fixas e variáveis, de forma que as coisas fiquem dentro do plano de gerenciamento de custos. Ou seja, especificar gastos com equipamentos, conta de luz, água, mão de obra/folha de pagamento dos funcionários, entre outros.
Sendo assim, gestão de custos é visualizar e ter controle sobre todos esses itens. Ao fim de um mês, por exemplo, os custos previstos e os custos reais são comparados, fornecendo referências para planos de gerenciamento de custos futuros e orçamentos.
Qual a importância da gestão de custos e despesas?
A gestão de custos e despesas é vital para o processo de planejamento de uma organização. Em outras palavras, ela deve ser “parte do DNA da empresa”.
Sem um orçamento detalhado, você não pode mapear com eficácia os recursos necessários para a sua organização.
Por exemplo, se você estiver reformando um prédio de escritórios, precisará contratar um arquiteto, pagar pelos materiais de construção e concordar com as taxas horárias para os trabalhadores da construção. Para fazer isso, você precisa estimar todos os custos e garantir que tem o orçamento para cobri-los.
Vamos exemplificar a importância da gestão de custos a seguir.
Redução de custos
Alocando custos nas fases iniciais de planejamento, os gerentes de projeto garantem que não gastem demais em áreas específicas.
Uma boa gestão de custos dará uma concessão de risco para garantir que o sucesso do planejamento de uma empresa não seja comprometido se surgirem custos imprevistos.
Crescimento do negócio
A gestão de custos pode auxiliar na otimização de recursos. Isso pode levar a orçamentos mais precisos no futuro e, já que ajuda a gerar menos gastos, consequentemente a empresa terá mais controle do seu caixa para investir em crescimento, melhorias e expansão de mercado.
Vantagem competitiva
Os custos e despesas organizados darão uma vantagem em relação ao valor do seu produto ou serviço oferecido. Isso porque, reduzindo os gastos, como explicamos acima, você poderá vendê-los por um preço melhor.
Sem contar que a sua empresa ainda sai na frente em comparação aos concorrentes que não tem o mesmo controle e, consequentemente, serão mais desorganizados. Tudo isso coloca a saúde e o crescimento de uma organização em cheque.
Controle do fluxo de caixa
Assim como os itens acima, dispor de todos os dados necessários para entender os gastos e despesas impactará diretamente na organização das finanças.
Ou seja, ajudará a se manter sempre informado sobre toda a movimentação financeira (entrada e saída de valores). Essa será a sua base para acompanhar os valores que entram e saem de cada departamento. Assim, poderá traçar estratégias para redução de custos.
Lembrando que o fluxo de caixa precisa ser acompanhado e registrado a cada mínima movimentação, por menor que seja o valor. Caso contrário, isso gerará descontrole e erros nas declarações para os órgãos fiscais.
Como fazer a gestão de custos?
Muitas empresas ainda usam processos manuais para gestão de custos e despesas, incluindo envelopes cheios de recibos em papel, ou uma planilha que é limitada em recursos para controles.
No entanto, os sistemas e processos internos de gestão de despesas, muitas vezes não permitem fácil monitoramento e medição, causando pontos cegos de dados.
Com isso, as empresas que não conseguem automatizar o processo de gerenciamento de despesas, por exemplo, estão potencialmente perdendo benefícios comerciais significativos, incluindo custos reduzidos e resultados financeiros aprimorados.
Veja a seguir, algumas boas práticas de como fazer a gestão de custos da empresa.
Centralize as informações
Primeiro, especifique todos os gastos e despesas que sua empresa tem. Esse é o ponto de partida para uma boa gestão de custos. Afinal, é preciso saber para onde vai cada centavo e cada movimentação.
Valores como a folha de pagamento, contas fixas (água, luz, internet), custo de equipamentos necessários para o funcionamento da empresa, por exemplo.
Controle todas as entradas e saídas
Com todos os valores e dados registrados, que podem ser obtidos diariamente, semanalmente ou mensalmente, é possível ter controle em relação às contas que devem ser pagas, vendas ou valores a receber.
Como dissemos, é imprescindível que qualquer valor seja registrado. Para isso, é preciso ter um controle fiel e atualizado. Além, é claro, de um recurso que o ajude a centralizar essas informações.
Defina um processo para o controle da gestão de custos
Um dos erros mais comuns que as empresas cometem é usar soluções manuais, ou sistemas sem nenhuma integração. Dessa forma, elas correm o risco de não perceber se as despesas ainda são sustentáveis, ou se tornaram excessivas.
Uma das formas de fazer isso é tendo um processo de centralização do seu controle. O Cartão Vólus Corporativo de despesas empresariais, por exemplo, ajuda a sua empresa nisso.
Como a Vólus pode ajudar a centralizar as compras e despesas da sua empresa?
O Cartão Corporativo da Vólus com bandeira Elo, você centraliza todos os gastos e compras da sua empresa em um único lugar. Com ele, você tem acesso a um portal de serviços para acompanhar as movimentações, além do autoatendimento.
Além de toda a aceitação da elo que você já conhece, a sua empresa pode fornecer cartões de compras e outras despesas para os seus clientes, podendo usá-los desde viagens a compras para o escritório.
Para simplificar ainda mais a gestão de custos, você pode usar o aplicativo da Vólus, para acompanhar na palma da sua mão tudo relacionado às saídas do seu caixa.
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