A gestão de despesas corporativas vai muito além de folhas de pagamento, água e energia. É uma grande orquestra de faturas, boletos e de extratos que podem desequilibrar o seu caixa se não forem controlados.
Utilizando um meio de pagamento que o gestor consegue rastrear e monitorar os gastos dos funcionários, as empresas podem acelerar o gerenciamento das suas despesas e custos corporativos.
Também entra nesse processo, a redução de erros e o reembolso de despesas com mais rapidez. E é sobre isso que falaremos neste artigo.
Portanto, continue a leitura e veja como gerenciar os gastos com compras da própria organização, ou até mesmo as despesas de viagens corporativas. Acompanhe!
O que é gestão de despesas corporativas?
A gestão de despesas corporativas é o processo de gerenciamento de todas as contas, pagamentos e gastos da organização. Ou seja, não apenas rastreia os gastos dos funcionários em viagens a trabalho ou aos custos ao adquirir produtos para a própria empresa, mas também determina como a organização reembolsará esses valores incorridos.
Por exemplo, se os funcionários recebem valores diários para refeições durante as viagens, o processo de gerenciamento de despesas leva em consideração esses limites ao gerar reembolsos para os trabalhadores.
Assim, esses reembolsos podem ser feitos de diversas maneiras. Por exemplo, por meio de cartões de despesas empresariais e viagens corporativas. Falaremos mais sobre eles no decorrer deste artigo.
Alguns exemplos de despesas que entram nessa gestão são:
- valores com mobilidade de funcionários;
- materiais para escritório;
- alimentação;
- energia, água, gás;
- viagens;
- frotas.
Gestão de despesas corporativas: por que é importante?
Todas as empresas devem ser capazes de pagar suas contas em dia para permanecer no mercado, e as despesas com funcionários são uma dessas contas.
Para qualquer empresa com funcionários que conduzem negócios fora do escritório, o gerenciamento de despesas sempre será vital. Mesmo algo tão simples como um almoço para um cliente pago por um gerente de vendas externo precisa ser documentado, aprovado e reembolsado.
Com processos eficazes de gerenciamento de despesas em vigor, as empresas podem emitir esses reembolsos com rapidez e precisão. Os funcionários não gostam de esperar meses após cobrir uma despesa para serem reembolsados.
Processo de gestão de despesas corporativas
A gestão de despesas é um processo de várias etapas que inclui a captura e apresentação de despesas, que pode envolver:
- enviar pedidos de reembolso;
- receber os comprovantes de pagamento;
- aprovar ou negar esses pedidos;
- agendar os pedidos de pagamento;
- reembolsar o funcionário.
Com o processo correto implementado, as empresas podem monitorar seus gastos, garantir melhor eficiência nesse sistema e tomar medidas corretivas rápidas.
Se, por exemplo, um vendedor voar de primeira classe sem aprovação prévia para fazê-lo, uma verificação rápida de seus recibos revelará a violação.
Pode ser difícil encontrar esses problemas com sistemas manuais, especialmente para uma empresa com uma equipe crescente de trabalhadores de campo. Informações ausentes, aprovação de gastos sem uma revisão completa e aprovações lentas são problemas comuns.
Por isso, é essencial investir em sistemas e plataformas que centralizem e automatizam essas informações. Por meio dessa coleta de dados, se tem mais precisão e otimização da sua gestão.
Tipos de gestão de despesas corporativas
As empresas têm diferentes maneiras de gerenciar despesas, incluindo:
Rastreamento de papel
Essa é a maneira tradicional, e desatualizada, de gerenciar despesas, com os funcionários coletando recibos em papel e os enviando ao departamento de contabilidade para aprovação mensal ou trimestral.
Além de um processo extremamente demorado, a sua margem de erro, falhas e desvios é grande. Portanto, não deve ser uma forma considerada para o gerenciamento nem mesmo de micro e pequenas empresas.
Planilhas
Essa é uma escolha popular entre as empresas que tentam reduzir sua dependência do papel e que ainda não mudaram para um sistema de gerenciamento de despesas automatizado e dedicado.
Porém, as planilhas apresentam recursos limitados para esse tipo de controle, já que elas não coletam dados de outros sistemas ou cartões.
Cartões de despesas
Essa abordagem simplifica o processo de gerenciamento de despesas, já que com esses cartões, basta que a empresa realize os créditos de acordo com a demanda, e ainda reduz burocracias e falhas no processo de prestação de contas.
Além disso, ela não precisa se preocupar com reembolso ou pagamentos antecipados em conta corrente ou ainda, adiantamentos em espécie, e nem o seu funcionário tem que tirar do bolso e aguardar o ressarcimento.
Percebendo as vantagens de custos e de facilidade de gerenciamento, os cartões corporativos e de reembolso de despesas foram as opções mais escolhidas pelas empresas em 2021 — segundo o estudo Cenário das Despesas Corporativas em 2021.
Para completar, na Vólus, por exemplo, você conta com uma plataforma completa com o histórico da movimentação dos cartões.
Como escolher um sistema de gestão de despesas corporativas?
Você deve considerar alguns itens para determinar qual a melhor maneira de fazer a gestão de despesas corporativas da sua empresa. Funcionalidades comuns para procurar e comparar entre os fornecedores incluem:
- Gerenciamento de documentos para criar trilhas de auditoria;
- Processos de aprovação fáceis e personalizáveis;
- Políticas de despesas personalizáveis, com verificações em tempo real para conformidade do funcionário;
- Acessibilidade móvel em vários tipos de dispositivos;
- Analytics e relatórios;
- Integração com outros sistemas de software.
Depois de identificar as necessidades de sua empresa, explore suas opções e solicite demonstrações. Converse com outras empresas (de preferência dentro do seu setor) que estão usando um sistema de gerenciamento de despesas com sucesso e avalie várias opções antes de tomar sua decisão final.
Vale lembrar que, de acordo com o art. 457, § 2º, da CLT, as diárias de viagem não são consideradas parte da remuneração mensal do empregado, não constituindo nesse sentido base de incidência de encargo trabalhista ou previdenciário.
De qualquer forma, é essencial que o gestor adote certos cuidados para evitar eventual questionamento trabalhista. Como o registro que demonstra que os valores usados pelos colaboradores foram destinados para despesas de viagens à trabalho.
Gestão de despesas corporativas: como fazer?
Para fazer a gestão de despesas corporativas e garantir que todo o processo seja tratado de forma adequada e de acordo com a conformidade, tudo deve ser feito sem comprometer a produtividade do negócio. Por isso, o ideal é que todos os gastos fiquem concentrados em um só lugar e isso é possível utilizando cartões de despesas. Veja como funcionam:
Cartão Corporativo
O cartão Corporativo da Vólus, permite que a empresa faça compras para a própria organização, como materiais de escritório, limpeza e papelaria. Em parceria com a Elo, o cartão é aceito em mais de 14 milhões de estabelecimentos comerciais em todo país.
Perfeito para as empresas que precisam de uma melhor gestão e centralização das despesas corporativas, como passagens aéreas, hotéis, entre outros itens que precisam ser pagos pela empresa.
Trata-se de um cartão empresarial PJ, que a empresa pode determinar para quem conceder dentro da organização bem como o limite individual de cada um e total gestão através do portal de serviços.
Cartão viagem
A gestão de viagens corporativas é a estrutura de uma empresa para facilitar as viagens de negócios. Isso inclui o planejamento, a organização de um evento da empresa ou qualquer outra tarefa necessária para o viajante corporativo.
Contratar uma empresa de gestão de benefícios, que conta com um cartão viagem como a Vólus, é ideal, já que é uma forma de gerenciar as despesas das viagens corporativas. Nesse modelo de cartão, a empresa contrata a quantidade de cartões que desejar, podendo ser nominais aos colaboradores ou anônimos.
Funciona na modalidade de um cartão recarregável onde a empresa faz toda a gestão do saldo a partir de suas demandas de viagens e pode pagar diversas despesas, como abastecimento, hospedagem, refeições entre outras, inclusive com possibilidade de saque no Banco24Horas.
Viu como é vantajoso contar com uma forma de gerenciar despesas corporativas? Agora que você já sabe a importância de simplificar esse processo, veja abaixo como contratar uma empresa que ofereça soluções eficientes para o seu negócio.
Faça a gestão de despesas corporativas com a Vólus
Como você viu, existem sistemas diferentes de gerenciamento de despesas corporativas disponíveis hoje, e nem todos eles são criados iguais. Como acontece com qualquer compra de tecnologia, você vai querer ter certeza de que a solução oferece o nível certo de funcionalidade e que pode acomodar as necessidades específicas da sua empresa.
Portanto, se você deseja modernizar e facilitar a gestão de despesas corporativas da sua empresa, contrate agora mesmo as soluções da Vólus. Preencha o formulário e solicite uma proposta, que entraremos em contato com você para mais informações!
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